Présentation

sont aussi variées qu’il existe de projets. À la fin de cette première étape, nous avons une vision claire et précise de l’objectif, et du but à atteindre. Bénéficier d’une vision concrète et cohérente de d’un projet est indispensable pour faire adhérer l’équipe projet, d’une part, et pour appréhender sereinement les aléas du projet, d’autre part. Ainsi, nous savons mieux vous adapter tout au long du projet. Enfin, cette étape permet de définir la méthodologie de projet la plus adaptée au contexte de notre mission.

La première étape consiste à réaliser un audit de vos besoins, des causes qui
vous poussent à conduire un projet en réponse à une problématique donnée.
Cela passe par une analyse de l’existant :
• performances de l’entreprise,
• processus en place,
• outils utilisés,
• ressources disponibles,
• opportunités,
• étude de marché, etc.
Nous débouchons ainsi sur l’analyse et la formalisation des besoins.
Cette étape aide à orienter le projet en identifiant clairement la problématique
à résoudre :
• demande interne ou externe à l’entreprise,
• volonté d’innovation,
• conduite du changement, etc. Les raisons qui motivent la gestion d’un projet

Vient ensuite le moment de composer une équipe projet, menée par un chef
de projet. L’équipe va regrouper des personnes aux compétences diverses, pour:
• être complémentaires,
• pouvoir aborder tous les sujets, mode opératoire, pour réaliser les projets 15
• résoudre les problèmes au mieux, et dans les meilleurs délais.
Chaque membre de l’équipe projet se voit assigner un rôle précis :
• coordonner et gérer l’avancement du projet (la cheffe ou le chef de projet),
• gérer le budget,
• gérer la communication du projet,
• gérer les relations extérieures,
• produire certains livrables, etc.

• une présentation,
• de la documentation technique,
• de la documentation utilisateur,
• un mémoire technique d’appel d’offres,
• un plan de communication, etc.

Nous nous imposons des livrables à produire à chaque début ou fin de tâche,
afin de faire avancer significativement un projet. Nous commençons par déterminer des dates fixes pour les jalons principaux ; ce qui nous permet d’être en mesure de fixer des dates pour les jalons moins importants, en fonction de l’avancement du projet. Mesure des objectifs ? Pour mesurer les objectifs à atteindre, nous définissons des indicateurs de réussite du projet :
• chiffres d’affaires,
• taux de satisfaction client,
• budget consommé,
• taux d’utilisation des ressources,
• tâches planifiées et réalisées,
• jalons prévus et réalisés, etc.
Au moment d’effectuer le bilan, ces indicateurs permettent de tirer les conclusions du projet.

Tout dépend du but à atteindre Il s’agit maintenant de comprendre la faisabilité du projet. Pour cela, on se fixe des objectifs intermédiaires, appelés jalons, afin de faire progresser le projet de manière pérenne. Nous hiérarchisons les objectifs suivant leurs degrés d’urgence et d’importance.
Nous attribuons des dates précises à chaque jalon pour faire avancer le projet
concrètement : il s’agit des dates d’échéance ou dates butoirs, ou encore de
la fameuse «deadline» en anglais. À cette étape, intervient la rédaction d’un cahier des charges. Celui-ci fait figure de charte, de document de référence tout au long du projet. Il recense :
• la problématique à résoudre, le besoin,
• l’objectif du projet et son périmètre,
• le budget,
• le planning et la date de fin du projet,
• toute autre information pertinente concernant le projet (les objectifs fonctionnels pour le développement d’un logiciel, par exemple).
A propos des livrables ?
Il est pertinent de marquer la réalisation d’une tâche clé du projet par la production d’un livrable. Cela peut être crucial pour la bonne communication,
pour prouver au client l’avancement du projet ou, au contraire, justifiez un
blocage.

Exemples de livrables :
• un planning de projet,
• une étude de faisabilité,
• une étude de marché,

• un cahier des charges,
• un compte-rendu,
• une maquette, 34
• un logiciel ou une application,
• un site web,

La gouvernance de projet fait référence à un mode d’organisation et de management de projet. Elle identifie les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante, dans l’objectif :
• de fluidifier la communication entre les différentes parties prenantes ;
• de faciliter la prise de décision ;
• de mettre en place les comités adéquats pour chaque projet, etc.
La gouvernance de projet s’appuie sur deux types de pilotage : le pilotage
opérationnel et le pilotage stratégique. La gouvernance d’un projet inclut la direction d’une entreprise ou organisation, notamment aux moments de prises de décisions majeures ou de validation de budget. Elle se distingue de l’équipe projet qui, elle, est chargée de la gestion opérationnelle

• anticiper des solutions aux problèmes posés par ces risques : par exemple,
comment remplacer un membre de l’équipe absent ? Comment recouvrer des
données perdues ? Comment convaincre ma direction de l’intérêt du projet ?
• prévoir dans votre planning projet une marge pour la gestion des risques et
la résolution des problèmes, afin de minimiser les retards. Des indicateurs projet, rassemblés dans un tableau de bord, facilitent le suivi et la prévention des risques.

Le risque zéro n’existe pas. Nous nous intéressons aux aléas et aux contraintes liés au projet ? Nous nous penchons sur ce qui peut mettre en
péril le bon déroulement d’un projet. Comment les anticiper pour les éviter,
ou les pallier ?
Pour faire face aux risques associés à un projet, nous nous penchons sur les
aspects ci-après :
• lister tous les risques qui peuvent mettre en péril l’avancement du projet :
pensez au SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, ou Forces,
Faiblesses, Opportunités et Menaces). Cet outil aide à avoir une vision globale
de votre projet sur les quatre points cités précédemment, dont les risques ;
• définir une date d’échéance avancée pour les tâches ou les jalons critiques ;

Projet et budget vont de pair. Nous établissons un budget prévisionnel, calculé en additionnant tous les coûts engendrés par la réalisation du projet. Exemples de coûts, matériels comme humains :
• le coût horaire des ressources humaines,
• les prestataires externes,
• la création et l’hébergement d’un site web,
• les déplacements et frais de mission,
• le matériel et l’équipement nécessaires, etc.
Le budget prend également en compte les recettes, comme le retour sur investissement du projet ou des aides publiques. Budget prévisionnel versus budget réel : mise à jour du budget réel tout au long du projet, afin de le comparer au budget prévisionnel, et obtenir ainsi une visibilité parfaite de la santé financière d’un projet, et évitez de ralentir son avancement par manque de moyen.

C’est ici que nous établissons le plan d’action d’un projet. Liste des tâches,
planning, diagrammes… autant d’outils de conduite de projet à développer
pour suivre efficacement l’avancement d’un projet. Nous listons les tâches et leur ordonnancement Nous listons précisément toutes les tâches que le projet projet requiert. Nous effectuons un découpage, le plus fin possible, de ces tâches en sous tâches. Regroupées dans une même catégorie, elles permettent :
• d’avoir plus de visibilité sur le travail qu’il reste à accomplir,
• de pouvoir anticiper davantage,
• d’établir des jalons,
• de ne pas avoir à attendre des mois avant de marquer une tâche comme
terminée, et de ne pas nous décourager ! Une fois que nous avons établi la liste de tâches, nous les priorisons pour aboutir à l’ordonnancement des tâches. Plus le découpage des tâches est fin et précis, plus l’ordonnancement des
tâches sera aisé… et le projet bien géré !

Si Excel est un bon outil pour gérer ses projets (planning, budget, etc.), encore
faut-il :
• connaître ses fonctionnalités et formules pour l’utiliser intelligemment,
• penser et prendre le temps de mettre à jour les documents régulièrement,
• ne pas commettre d’erreur.
Un logiciel de gestion de projet en ligne simplifie le management de nos projets:
• tous les outils de gestion de projet (planning, ressources, Gantt, budget, etc.)
sont centralisés dans un environnement unique ;
• son aspect collaboratif permet à toutes les parties prenantes d’avoir le même
niveau d’information, en même temps ;
• les données sont mises à jour en temps réel pour toute l’équipe projet, ce qui
limite la maintenance de multiples documents ;
• la mobilité qui en découle facilite la gestion du projet en déplacement, via
une application mobile par exemple ;

• les données du projet sont sécurisées en ligne ;
• nous bénéficions de tableaux de bord et de rapports personnalisés pour
suivre l’avancement du projet ;
• nous profitons des intégrations avec d’autres outils, comme votre CRM ou
un logiciel de facturation. 37 Parmi ces logiciels, on peut citer Team leader, qui est à la fois un CRM simple à prendre en main, et un outil de gestion de projet orienté TPE/PME. Il est ainsi possible de gérer les projets, le temps consacré aux tâches, et les associer aux clients et devis signés en cours.

Place à l’action ! C’est ici que nous nous attelons à la réalisation des tâches
une à une.
On entre pleinement dans l’étape la plus opérationnelle du projet, qui induit
également :
• la coordination des parties prenantes,
• la production des livrables intermédiaires,
• la mise à jour des indicateurs clés de performance (KPI) et le suivi du tableau
de bord.
Cette étape se conclut par la transmission du livrable final en interne ou à un
client externe une fois toutes les tâches réalisées. La réalisation du projet requiert beaucoup d’adaptabilité de la part de l’ensemble de l’équipe concernée, notamment du ou de la manager de projet qui doit jongler avec les imprévus.

Le projet est terminé ! Sa clôture laisse place au bilan. Nous mettons à jour les indicateurs clés de performance du projet et rédigeons un bilan de synthèse.
Ces étapes, à ne pas négliger, participent à tirer parti de l’expérience vécue
pour de futurs projets :
• L’objectif est-il atteint, la problématique résolue ?
• Comment les risques et les problèmes ont-ils été gérés ?
• Le budget a-t-il été respecté ? Si non, dans quelle mesure a-t-il été sous- ou
surévalué ?
• Les ressources ont-elles été correctement utilisées ?
• Le client est-il satisfait ?